Det snabbaste sättet att lita på en agent är att se den göra ett jobb som du kan väl. Därför har den första veckan en inkorg, en agent och en vana: läs förslagen varje morgon.
Måndag: koppla en inkorg
Välj inkorgen dit ordrar och kundfrågor kommer, och koppla den: Gmail, Outlook eller vilken IMAP-inkorg som helst. Posti börjar läsa och sortera direkt. Ordrar, leverantörsdokument, frågor och fakturor får egna högar, och nyhetsbrev hamnar i arkivet.
Tisdag: skriv ner hur ni arbetar
Varje företag har regler som bara finns i någons huvud: leveransdagar, betalningsvillkor, vem som får rabatt, hur ni skriver under ett mejl. Skriv in de viktigaste i företagets instruktioner. Agenterna läser dem före varje uppgift.
Onsdag: rätta utkasten
Agenternas utkast väntar på dig. När ett utkast nästan stämmer, redigera det och godkänn det. Toimeen märker vad du ändrade, och nästa utkast följer det. Kieli kontrollerar språket i varje svar innan du ser det.
Torsdag: sätt din gräns
Bestäm hur stort belopp en agent får föreslå utan ägaren. Över det beloppet kan bara ägaren eller en administratör godkänna, oavsett vem mer som tittar på förslaget. Varje beslut, godkänt eller avvisat, loggas med vem som fattade det.
Fredag: ta med det i fickan
Koppla ditt Telegram-konto i inställningarna. Från och med nu kommer förslagen till din telefon med hela utkastet citerat, och du kan godkänna dem var du än är. Nu vet du också vilka typer av svar du godkänner utan ändringar. Det är dags att lägga till nästa inkorg, eller nästa agent.