En importör av restaurangtextilier får en container från Izmir var tredje vecka. Så gör Kontti, Varasto, Tulli och Asiakas om packlistan till en kontrollerad lista och ärliga svar till kunderna, och här är var en människa fortfarande beslutar.
Utgångsläget
En importör med tre anställda tar in dukar, servetter, förkläden och kockrockar från Izmir. Varje container har en packlista, ofta 200 rader på engelska, och täcker 30 till 40 kundordrar. Innan Toimeen tog fördelningen en hel förmiddag: vem får allt, vem får vänta och vem behöver ett meddelande.
Vad agenterna gör
- Kontti följer containern: ankomstdatum, fria dagar i hamnen och konossementet mot leverantörens faktura.
- Varasto läser packlistan som pdf när den kommer in i inkorgen och kopplar varje rad till en artikelkod. En kod som den inte känner igen flaggas, den gissas aldrig. Listan över det som har kommit är klar för den person som fördelar leveransen på ordrarna.
- Tulli jämför packlistan med leverantörens faktura, rad för rad, och listar varje skillnad: ett antal, en vikt, en rad som saknas.
- Asiakas skriver utkast till svar till kunderna som frågar om sin order, utifrån sändningen som Kontti följer: vad som har kommit och när resten väntas.
| Produkt | Fakturerat | Ankommet |
|---|---|---|
| Duk 140×240 | 12 | 12 |
| Servett 40×40 | 240 | 240 |
| Förkläde, svart | 10 | 0 |
| Kockrock, M | 6 | 2 |
Två produkter saknas, så kunder som frågar får ett ärligt svar före leveransen i stället för en överraskning efteråt.
Vad som fortfarande kräver en människa
Varje kundmeddelande väntar på godkännande. En okänd artikelkod väntar på någon som känner leverantören. Agenterna ändrar aldrig en order, ett pris eller ett leveransdatum på egen hand.
Vad som förändrades
Förmiddagen med kontroller blev en genomgång: öppna listan, läs förslagen, godkänn eller redigera. En människa fördelar fortfarande leveransen på ordrarna, nu utifrån en kontrollerad lista. Fel i leverantörens packlista syns samma dag som containern anländer, inte när en kund ringer.
Det här kundexemplet beskriver en typisk uppsättning. Namnen på företag, kunder och leverantörer är exempel.