Integritetspolicy

Med enkla ord

Ditt företags uppgifter lagras på servrar i Helsingfors, Finland. Agenterna skickar den text och de dokument de arbetar med till en AI-modell för att läsa och skriva; den modellen lär sig inte av dina uppgifter. Vi säljer inte uppgifter, vi visar inga annonser och vi spårar dig inte på andra webbplatser. Du kan när som helst begära en kopia av dina uppgifter eller att de raderas.

1. Vilka vi är

Personuppgiftsansvarig är Fidanet Solution Oy, FO-nummer 3497432-1, Marinkallio 6b, 02320 Espoo, Finland. E-post hello@toimeen.com. Vi har inte utsett något dataskyddsombud, eftersom lagen inte kräver det av oss; frågor om integritet besvaras av grundarna.

För de uppgifter som ditt företag för in i Toimeen (post, dokument, kunders och leverantörers uppgifter) är ditt företag personuppgiftsansvarigt och vi är dess personuppgiftsbiträde. Den behandlingen följer Personuppgiftsbiträdesavtalet, som har företräde framför denna policy där de skiljer sig åt.

2. Vad vi samlar in

Konto. Ditt namn, din e-postadress, ditt företag, språk, din roll, ett lösenord som lagras endast som en envägshash (scrypt) och om du har bekräftat din e-postadress.

Företagsuppgifter. Företagsnamn, FO-nummer, momsregistreringsnummer, adress och kontaktuppgifter som du anger, eller som företagssteget hämtar från det finska handelsregistret med hjälp av FO-numret.

Ditt företags innehåll. Post som agenterna läser från anslutna postlådor, bilagor, filer som du laddar upp, dokument, utkast och förslag som agenterna förbereder, dina samtal med agenterna samt beslut som fattas i godkännandekön. Detta innehåll innehåller ofta andra personers personuppgifter, till exempel dina kunders kontaktpersoner.

Anslutningar. Åtkomstnycklar till tjänster som du ansluter (till exempel Gmail, Microsoft 365, IMAP, Procountor, Fizzy, Baslic). De lagras krypterade med AES-256-GCM.

Telegram och aviseringar. Om du kopplar Telegram: ditt chatt-ID och visningsnamn på Telegram. Om du tillåter aviseringar i webbläsaren: den push-adress som din webbläsare ger oss.

Efterforskningar. När efterforskningsagenten arbetar för dig: de offentliga sidor och registeruppgifter den läste och de resultat den registrerade. Efterforskningar om enskilda personer är avstängda om inte ditt företag slår på dem.

Inloggning och användning. För varje inloggad session: när den startade samt den IP-adress och webbläsare den kom från, så att du kan se och avsluta dina sessioner. En logg över åtgärder i ditt företags kontor (vem som godkände vad, vem som ändrade vilken inställning). Serverloggar med IP-adresser och tidpunkter, för drift och säkerhet.

Meddelanden till oss. Det du skriver till hello@toimeen.com.

3. Varför vi använder uppgifterna, och med vilken rättslig grund

• För att tillhandahålla den Tjänst du har registrerat dig för: konton, agenternas arbete, anslutningar, aviseringar (avtal, dataskyddsförordningen GDPR art. 6.1 b).
• För att skicka meddelanden som Tjänsten behöver: bekräftelsekoder via e-post, länkar för återställning av lösenord, meddelanden om ändringar (avtal, art. 6.1 b).
• För att hålla Tjänsten säker, förhindra missbruk och åtgärda fel (berättigat intresse, art. 6.1 f).
• För att uppfylla våra rättsliga skyldigheter, till exempel bokföring och svar till myndigheter (rättslig förpliktelse, art. 6.1 c).

Vi använder inte dina uppgifter för reklam och vi säljer dem inte.

4. AI och modellträning

Agenterna använder Claude-modeller från Anthropic. När en agent arbetar skickas den text den behöver (till exempel ett e-postmeddelande, ett dokument, en bilaga som PDF eller bild, tidigare samtal) till Anthropics API för just den arbetsuppgiften. Enligt Anthropics kommersiella villkor används uppgifter som skickas via API:et inte för att träna dess modeller. Anthropic sparar dem under en begränsad tid för att upptäcka missbruk. Behandlingen sker i USA och omfattas av EU:s standardavtalsklausuler.

När en agent söker på webben körs sökningen hos Anthropic med de sökord som agenten har valt.

5. Vem mer som hanterar uppgifterna

Vi använder ett fåtal tjänsteleverantörer, som var och en är bunden av ett personuppgiftsbiträdesavtal:

Endast om du väljer dem: meddelanden till och från Telegram passerar Telegrams servrar när du har kopplat det; aviseringar i webbläsaren passerar webbläsartillverkarens push-tjänst, krypterade så att push-tjänsten inte kan läsa dem; och de tjänster du ansluter (din postlåda, ditt bokföringsprogram, ditt kassasystem och andra) tar emot det som agenterna skickar till dem efter ditt godkännande. Detta är dina val och omfattas av de tjänsternas egna villkor.

Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter endast när lagen kräver det, och vi informerar dig om inte lagen förbjuder det.

6. Överföringar utanför EU

Dina uppgifter lagras i Finland. Anthropic och Postmark behandlar uppgifter i USA; dessa överföringar sker med Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (beslut (EU) 2021/914) tillsammans med kryptering under överföringen.

7. Hur länge vi sparar uppgifterna

• Konto och företagets innehåll: så länge ditt konto är aktivt. När kontot har stängts kan du begära en kopia under 60 dagar; därefter raderar vi uppgifterna inom 30 dagar.
• Efterforskningsresultat och de sidor som lästes för dem: 180 dagar som standard; ditt företag kan förkorta tiden.
• Bekräftelsekoder via e-post: 15 minuter. Länkar för återställning av lösenord: 60 minuter. Båda fungerar en gång.
• Sessioner: 30 dagar från inloggningen, eller tills du loggar ut eller avslutar dem.
• Händelseloggen: så länge ditt konto är aktivt, som register över vem som beslutade vad.
• Meddelanden till oss: upp till tre år efter den senaste kontakten.
• Uppgifter som vi enligt lag måste spara (till exempel vår egen bokföring) sparas under den tid som lagen anger.

8. Dina rättigheter

Du har rätt att se de uppgifter vi har om dig, att få dem rättade, att få dem raderade, att begränsa eller invända mot behandlingen av dem och att få dem i maskinläsbar form. Skriv till hello@toimeen.com; vi svarar inom 30 dagar och utan kostnad.

Om dina uppgifter har kommit till oss genom ett företag som använder Toimeen (till exempel om du är en av dess kunder) är det företaget personuppgiftsansvarigt; vi vidarebefordrar din begäran till företaget och hjälper det att svara.

Du kan också lämna klagomål till tillsynsmyndigheten. I Finland är det Dataombudsmannens byrå (Tietosuojavaltuutetun toimisto), tietosuoja.fi.

9. Säkerhet

• Anslutningar krypteras med TLS.
• Lösenord lagras endast som scrypt-hashar; åtkomstnycklar till anslutna tjänster krypteras med AES-256-GCM.
• Varje företags uppgifter hålls åtskilda i databasen med säkerhet på radnivå, så att ett företags frågor inte kan nå ett annat företags uppgifter.
• Registrering kräver att e-postadressen bekräftas; byte av lösenord loggar ut dina andra enheter, och återställning av ett glömt lösenord loggar ut alla enheter.
• Åtkomst till servrarna är begränsad till namngivna personer på Fidanet Solution Oy.

Om en personuppgiftsincident utsätter dina uppgifter för risk underrättar vi tillsynsmyndigheten inom 72 timmar och dig utan onödigt dröjsmål.

10. Kakor

Appen sätter endast de kakor den behöver: en som håller dig inloggad och en som kommer ihåg ditt språk. Vi använder inga analys- eller reklamkakor, varken i appen eller på toimeen.com. Webbplatsen toimeen.com laddar sina typsnitt från Google Fonts, vilket innebär att din webbläsare hämtar dem från Googles servrar och att Google ser din IP-adress.

11. Barn

Toimeen är ett verktyg för företag. Vi behandlar inte medvetet uppgifter om barn under 16 år.

12. Ändringar

När vi ändrar denna policy på ett sätt som har betydelse, till exempel en ny typ av uppgifter eller en ny tjänsteleverantör som hanterar ditt innehåll, informerar vi dig minst 30 dagar i förväg via e-post och i appen. Datumet högst upp visar vilken version du läser.