Den hurtigste måde at få tillid til en agent på er at se den udføre én opgave, du kender godt. Derfor har den første uge én indbakke, én agent og én vane: læs forslagene hver morgen.
Mandag: forbind én indbakke
Vælg den indbakke, hvor ordrer og kundespørgsmål kommer ind, og forbind den: Gmail, Outlook eller en hvilken som helst IMAP-indbakke. Posti begynder straks at læse og sortere. Ordrer, leverandørdokumenter, spørgsmål og fakturaer får hver deres bunke. Nyhedsbreve ryger i arkivet.
Tirsdag: skriv ned, hvordan I arbejder
Alle virksomheder har regler, der kun findes i nogens hoved: leveringsdage, betalingsbetingelser, hvem der får rabat, hvordan I skriver under på en mail. Skriv de vigtigste ind i virksomhedens instruktioner. Agenterne læser dem før hver opgave.
Onsdag: ret udkastene
Agenternes udkast venter på dig. Når et udkast er næsten rigtigt, så ret det og godkend det. Toimeen lægger mærke til, hvad du ændrede, og det næste udkast følger det. Kieli tjekker sproget i hvert svar, før du ser det.
Torsdag: sæt din grænse
Beslut, hvor stort et beløb en agent må foreslå uden ejeren. Over det beløb kan kun ejeren eller en administrator godkende, uanset hvem der ellers kigger på det. Hver beslutning, godkendt eller afvist, bliver logget med, hvem der traf den.
Fredag: tag det med dig
Forbind din Telegram-konto under indstillinger. Fra nu af kommer forslagene til din telefon med hele udkastet citeret, og du kan godkende dem hvor som helst. Nu ved du også, hvilke slags svar du godkender uden ændringer. Det er tidspunktet til at tilføje den næste indbakke eller den næste agent.