Tietosuojaseloste

Selkokielellä

Yrityksesi tiedot tallennetaan palvelimille Helsingissä, Suomessa. Agentit lähettävät käsittelemänsä tekstit ja asiakirjat tekoälymallille, joka lukee ja kirjoittaa niiden pohjalta. Malli ei opi tiedoistasi. Emme myy tietoja, emme näytä mainoksia emmekä seuraa sinua muilla sivustoilla. Voit milloin tahansa pyytää kopion tiedoistasi tai niiden poistamista.

1. Keitä olemme

Rekisterinpitäjä on Fidanet Solution Oy, Y-tunnus 3497432-1, Marinkallio 6b, 02320 Espoo, Finland. Sähköposti hello@toimeen.com. Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa, koska laki ei edellytä sitä meiltä. Tietosuojaa koskeviin kysymyksiin vastaavat perustajat.

Niiden tietojen osalta, jotka yrityksesi tuo Toimeeniin (posti, asiakirjat, asiakkaiden ja toimittajien tiedot), yrityksesi on rekisterinpitäjä ja me olemme sen henkilötietojen käsittelijä. Tähän käsittelyyn sovelletaan Tietojenkäsittelysopimusta, joka on ensisijainen tähän selosteeseen nähden, jos ne poikkeavat toisistaan.

2. Mitä keräämme

Tili. Nimesi, sähköpostiosoitteesi, yrityksesi, kielesi, roolisi, salasanasi, joka tallennetaan vain yksisuuntaisena tiivisteenä (scrypt), sekä tieto siitä, oletko vahvistanut sähköpostiosoitteesi.

Yrityksen tiedot. Yrityksen nimi, Y-tunnus, ALV-tunniste, osoite ja yhteystiedot, jotka syötät tai jotka yritysvaihe hakee Suomen kaupparekisteristä Y-tunnuksen perusteella.

Yrityksesi sisältö. Posti, jonka agentit lukevat yhdistetyistä postilaatikoista, liitteet, lataamasi tiedostot, asiakirjat, agenttien valmistelemat luonnokset ja ehdotukset, keskustelusi agenttien kanssa sekä hyväksyntäjonossa tehdyt päätökset. Tämä sisältö sisältää usein muiden ihmisten henkilötietoja, kuten asiakkaidesi yhteyshenkilöiden tietoja.

Yhteydet. Yhdistämiesi palvelujen käyttöavaimet (esimerkiksi Gmail, Microsoft 365, IMAP, Procountor, Fizzy, Baslic). Ne tallennetaan salattuina AES-256-GCM-menetelmällä.

Telegram ja ilmoitukset. Jos yhdistät Telegramin: Telegram-keskustelusi tunniste (chat ID) ja näyttönimesi. Jos sallit selainilmoitukset: push-osoite, jonka selaimesi antaa meille.

Tutkimus. Kun tutkimusagentti työskentelee puolestasi: sen lukemat julkiset sivut ja rekisterimerkinnät sekä sen kirjaamat havainnot. Yksittäisiä henkilöitä koskeva tutkimus on pois päältä, ellei yrityksesi ota sitä käyttöön.

Kirjautuminen ja käyttö. Jokaisesta kirjautuneesta istunnosta: milloin se alkoi sekä IP-osoite ja selain, joista se tuli, jotta näet istuntosi ja voit lopettaa ne. Loki yrityksesi toimistossa tehdyistä toimista (kuka hyväksyi mitäkin, kuka muutti mitäkin asetusta). Palvelinlokit IP-osoitteineen ja aikaleimoineen palvelun ylläpitoa ja tietoturvaa varten.

Viestit meille. Se, mitä kirjoitat osoitteeseen hello@toimeen.com.

3. Miksi käytämme tietoja ja millä oikeusperusteella

• Tilaamasi Palvelun tarjoamiseen: tilit, agenttien työ, yhteydet, ilmoitukset (sopimus, EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n art. 6(1)(b)).
• Palvelun tarvitsemien viestien lähettämiseen: sähköpostin vahvistuskoodit, salasanan palautuslinkit, ilmoitukset muutoksista (sopimus, art. 6(1)(b)).
• Palvelun pitämiseen turvallisena, väärinkäytösten estämiseen ja vikojen korjaamiseen (oikeutettu etu, art. 6(1)(f)).
• Lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseen, kuten kirjanpitoon ja viranomaisille vastaamiseen (lakisääteinen velvoite, art. 6(1)(c)).

Emme käytä tietojasi mainontaan emmekä myy niitä.

4. Tekoäly ja mallien koulutus

Agentit käyttävät Anthropicin Claude-malleja. Kun agentti työskentelee, sen tarvitsema teksti (esimerkiksi sähköpostiviesti, asiakirja, liite PDF:nä tai kuvana, aiempi keskustelu) lähetetään Anthropicin rajapintaan (API) kyseistä työtehtävää varten. Anthropicin kaupallisten ehtojen mukaan API:n kautta lähetettyjä tietoja ei käytetä sen mallien kouluttamiseen. Anthropic säilyttää tietoja rajoitetun ajan väärinkäytösten havaitsemiseksi. Käsittely tapahtuu Yhdysvalloissa, ja siihen sovelletaan EU:n vakiosopimuslausekkeita.

Kun agentti hakee tietoa verkosta, haku suoritetaan Anthropicin puolella agentin valitsemilla hakusanoilla.

5. Kuka muu käsittelee tietoja

Käytämme vain muutamaa palveluntarjoajaa, ja jokaista niistä sitoo tietojenkäsittelysopimus:

Vain jos valitset ne: Telegramiin lähetettävät ja sieltä tulevat viestit kulkevat Telegramin palvelimien kautta, kun olet yhdistänyt sen. Selainilmoitukset kulkevat selaimesi valmistajan push-palvelun kautta salattuina niin, ettei push-palvelu voi lukea niitä. Yhdistämäsi palvelut (postilaatikkosi, kirjanpito-ohjelmasi, kassajärjestelmäsi ja muut) vastaanottavat sen, mitä agentit lähettävät niille hyväksyntäsi jälkeen. Nämä ovat omia valintojasi, ja niihin sovelletaan kyseisten palvelujen omia ehtoja.

Luovutamme tietoja viranomaisille vain, kun laki sitä edellyttää, ja kerromme siitä sinulle, ellei laki kiellä sitä.

6. Siirrot EU:n ulkopuolelle

Tietosi tallennetaan Suomessa. Anthropic ja Postmark käsittelevät tietoja Yhdysvalloissa. Näissä siirroissa käytetään Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita (päätös (EU) 2021/914) sekä siirron aikaista salausta.

7. Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Tili ja yrityksen sisältö: niin kauan kuin tilisi on voimassa. Tilin sulkemisen jälkeen voit pyytää kopiota 60 päivän ajan, minkä jälkeen poistamme tiedot 30 päivän kuluessa.
• Tutkimushavainnot ja niitä varten luetut sivut: oletuksena 180 päivää. Yrityksesi voi lyhentää aikaa.
• Sähköpostin vahvistuskoodit: 15 minuuttia. Salasanan palautuslinkit: 60 minuuttia. Molemmat toimivat vain kerran.
• Istunnot: 30 päivää kirjautumisesta tai kunnes kirjaudut ulos tai lopetat ne.
• Toimintaloki: niin kauan kuin tilisi on voimassa, koska se on tallenne siitä, kuka päätti mitäkin.
• Viestit meille: enintään kolme vuotta viimeisestä yhteydenotosta.
• Tiedot, jotka meidän on lain mukaan säilytettävä (esimerkiksi oma kirjanpitomme), säilytetään lain määräämän ajan.

8. Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa sinusta säilyttämämme tiedot, saada ne oikaistuiksi tai poistetuiksi, rajoittaa niiden käsittelyä tai vastustaa sitä sekä saada ne koneluettavassa muodossa. Kirjoita osoitteeseen hello@toimeen.com. Vastaamme 30 päivän kuluessa ja maksutta.

Jos tietosi ovat tulleet meille Toimeenia käyttävän yrityksen kautta (olet esimerkiksi sen asiakas), rekisterinpitäjä on kyseinen yritys. Välitämme pyyntösi sille ja autamme sitä vastaamaan.

Voit myös tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa se on Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

9. Tietoturva

• Yhteydet salataan TLS-protokollalla.
• Salasanat tallennetaan vain scrypt-tiivisteinä. Yhdistettyjen palvelujen käyttöavaimet salataan AES-256-GCM-menetelmällä.
• Kunkin yrityksen tiedot pidetään tietokannassa erillään rivitason suojauksella (row-level security), joten yhden yrityksen kyselyt eivät ulotu toisen yrityksen tietoihin.
• Rekisteröityminen edellyttää sähköpostiosoitteen vahvistamista. Salasanan vaihtaminen kirjaa muut laitteesi ulos, ja unohtuneen salasanan palauttaminen kirjaa ulos kaikki laitteet.
• Pääsy palvelimille on rajattu nimetyille Fidanet Solution Oy:n henkilöille.

Jos tietoturvaloukkaus vaarantaa tietosi, ilmoitamme siitä valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa ja sinulle ilman aiheetonta viivytystä.

10. Evästeet

Sovellus asettaa vain välttämättömät evästeet: yhden, joka pitää sinut kirjautuneena, ja yhden, joka muistaa kielesi. Emme käytä analytiikka- tai mainosevästeitä sovelluksessa emmekä sivustolla toimeen.com. Sivusto toimeen.com lataa fonttinsa Google Fontsista, mikä tarkoittaa, että selaimesi pyytää ne Googlen palvelimilta ja Google näkee IP-osoitteesi.

11. Lapset

Toimeen on työkalu yrityksille. Emme tietoisesti käsittele alle 16-vuotiaiden lasten tietoja.

12. Muutokset

Kun muutamme tätä selostetta merkittävällä tavalla, esimerkiksi uuden tietotyypin tai sisältöäsi käsittelevän uuden palveluntarjoajan vuoksi, kerromme siitä vähintään 30 päivää etukäteen sähköpostitse ja sovelluksessa. Sivun yläosassa oleva päivämäärä kertoo, mitä versiota luet.