Kısaca
Şirketinizin verileri Finlandiya'nın Helsinki kentindeki sunucularda saklanır. Ajanlar, üzerinde çalıştıkları metin ve belgeleri okuma ve yazma işi için bir yapay zekâ modeline gönderir; bu model verilerinizden öğrenmez. Veri satmayız, reklam göstermeyiz ve sizi başka sitelerde izlemeyiz. Verilerinizin bir kopyasını veya silinmesini istediğiniz zaman talep edebilirsiniz.
1. Biz kimiz
Veri sorumlusu Fidanet Solution Oy'dir, Fin şirket numarası (Y-tunnus) 3497432-1, Marinkallio 6b, 02320 Espoo, Finlandiya. E-posta hello@toimeen.com. Yasa bizden bunu gerektirmediği için bir veri koruma görevlisi atamadık; gizlilikle ilgili soruları kurucular yanıtlar.
Şirketinizin Toimeen'e getirdiği veriler (postalar, belgeler, müşterilerin ve tedarikçilerin bilgileri) için veri sorumlusu şirketinizdir, biz ise onun veri işleyeniyiz. Bu işleme Veri İşleme Sözleşmesi uyarınca yapılır; sözleşme ile bu politika arasında fark olduğunda sözleşme önceliklidir.
2. Neleri topluyoruz
Hesap. Adınız, e-posta adresiniz, şirketiniz, diliniz, rolünüz, yalnızca tek yönlü bir özet (hash) olarak saklanan parolanız (scrypt) ve e-posta adresinizi doğrulayıp doğrulamadığınız.
Şirket bilgileri. Girdiğiniz veya şirket adımının Fin şirket numarası ile Fin ticaret sicilinden çektiği şirket adı, Fin şirket numarası, ALV numarası, adres ve iletişim bilgileri.
Şirketinizin içeriği. Ajanların bağlı posta kutularından okuduğu postalar, ekler, yüklediğiniz dosyalar, belgeler, ajanların hazırladığı taslaklar ve öneriler, ajanlarla yaptığınız yazışmalar ve onay kutusunda verilen kararlar. Bu içerik çoğu zaman müşterilerinizin irtibat kişileri gibi başka kişilerin kişisel verilerini içerir.
Bağlantılar. Bağladığınız hizmetlerin (örneğin Gmail, Microsoft 365, IMAP, Procountor, Fizzy, Baslic) erişim anahtarları. Bunlar AES-256-GCM ile şifrelenerek saklanır.
Telegram ve bildirimler. Telegram'ı bağlarsanız: Telegram sohbet kimliğiniz ve görünen adınız. Tarayıcı bildirimlerine izin verirseniz: tarayıcınızın bize verdiği anlık bildirim (push) adresi.
Araştırma. Araştırma ajanı sizin için çalıştığında, okuduğu kamuya açık sayfalar ve sicil kayıtları ile kaydettiği bulgular. Tek tek kişiler hakkında araştırma, şirketiniz açmadıkça kapalıdır.
Oturum açma ve kullanım. Oturum açılmış her oturum için: ne zaman başladığı, hangi IP adresinden ve tarayıcıdan geldiği; böylece oturumlarınızı görebilir ve sonlandırabilirsiniz. Şirketinizin ofisindeki işlemlerin kaydı (kim neyi onayladı, kim hangi ayarı değiştirdi). İşletim ve güvenlik için IP adresleri ve saatleri içeren sunucu kayıtları.
Bize gönderilen mesajlar. hello@toimeen.com adresine yazdıklarınız.
3. Verileri neden ve hangi hukuki dayanakla kullanıyoruz
- Kaydolduğunuz Hizmeti sunmak için: hesaplar, ajanların çalışması, bağlantılar, bildirimler (sözleşme, GDPR md. 6(1)(b)).
- Hizmetin gerektirdiği mesajları göndermek için: e-posta doğrulama kodları, parola sıfırlama bağlantıları, değişiklik bildirimleri (sözleşme, md. 6(1)(b)).
- Hizmeti güvende tutmak, kötüye kullanımı önlemek ve arızaları gidermek için (meşru menfaat, md. 6(1)(f)).
- Muhasebe kayıtlarının tutulması ve resmi makamlara yanıt verilmesi gibi yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için (yasal yükümlülük, md. 6(1)(c)).
Verilerinizi reklam için kullanmayız ve satmayız.
4. Yapay zekâ ve model eğitimi
Ajanlar Anthropic'in Claude modellerini kullanır. Bir ajan çalıştığında, ihtiyaç duyduğu metin (örneğin bir posta mesajı, bir belge, PDF veya görsel olarak bir ek, önceki yazışmalar) o iş için Anthropic'in API'sine gönderilir. Anthropic'in ticari koşulları uyarınca API üzerinden gönderilen veriler modellerinin eğitiminde kullanılmaz. Anthropic, kötüye kullanımı tespit etmek için bu verileri sınırlı bir süre saklar. İşleme Amerika Birleşik Devletleri'nde gerçekleşir ve AB Standart Sözleşme Maddeleri kapsamındadır.
Bir ajan web'de arama yaptığında, arama Anthropic tarafında, ajanın seçtiği arama sözcükleriyle yürütülür.
5. Verileri başka kimler işler
Her biri bir veri işleme sözleşmesiyle bağlı, kısa bir hizmet sağlayıcı listesi kullanıyoruz:
| Sağlayıcı | Ne için | Nerede |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Sunucular, veritabanı ve dosya depolama | Helsinki, Finlandiya (AB) |
| Anthropic | Ajanlar için yapay zekâ modelleri | Amerika Birleşik Devletleri (Standart Sözleşme Maddeleri) |
| Postmark (ActiveCampaign) | E-posta: doğrulama kodları, sıfırlama bağlantıları, davetler | Amerika Birleşik Devletleri (Standart Sözleşme Maddeleri) |
| Simply.com | Alan adı, DNS ve kendi posta kutumuz hello@toimeen.com | Danimarka (AB) |
Yalnızca siz seçerseniz: Telegram'ı bağladığınızda Telegram'a giden ve Telegram'dan gelen mesajlar Telegram'ın sunucularından geçer; tarayıcı bildirimleri, tarayıcınızın üreticisinin anlık bildirim hizmetinden, bu hizmetin okuyamayacağı şekilde şifrelenmiş olarak geçer; bağladığınız hizmetler (posta kutunuz, muhasebe programınız, satış noktası sisteminiz ve diğerleri) ise onayınızdan sonra ajanların kendilerine gönderdiklerini alır. Bunlar sizin tercihlerinizdir ve bu hizmetlerin kendi koşullarına tabidir.
Verileri resmi makamlara yalnızca yasa gerektirdiğinde açıklarız ve yasa yasaklamadıkça bunu size bildiririz.
6. AB dışına aktarımlar
Verileriniz Finlandiya'da saklanır. Anthropic ve Postmark verileri Amerika Birleşik Devletleri'nde işler; bu aktarımlarda Avrupa Komisyonu'nun Standart Sözleşme Maddeleri (Karar (AB) 2021/914) ile birlikte aktarım sırasında şifreleme kullanılır.
7. Verileri ne kadar süre saklıyoruz
- Hesap ve şirket içeriği: hesabınız etkin olduğu sürece. Hesap kapandıktan sonra 60 gün boyunca bir kopya talep edebilirsiniz; ardından verileri 30 gün içinde sileriz.
- Araştırma bulguları ve bunlar için okunan sayfalar: varsayılan olarak 180 gün; şirketiniz bu süreyi kısaltabilir.
- E-posta doğrulama kodları: 15 dakika. Parola sıfırlama bağlantıları: 60 dakika. Her ikisi de yalnızca bir kez çalışır.
- Oturumlar: oturum açıldıktan sonra 30 gün veya oturumu kapatana ya da sonlandırana kadar.
- İşlem kaydı: hesabınız etkin olduğu sürece, kimin neye karar verdiğinin kaydı olarak.
- Bize gönderilen mesajlar: son iletişimden sonra en fazla üç yıl.
- Yasa gereği saklamak zorunda olduğumuz veriler (örneğin kendi muhasebe kayıtlarımız) yasanın belirlediği süre boyunca saklanır.
8. Haklarınız
Hakkınızda tuttuğumuz verileri görme, düzeltilmesini isteme, silinmesini isteme, işlenmesini kısıtlama veya işlenmesine itiraz etme ve verileri makine tarafından okunabilir bir biçimde alma hakkına sahipsiniz. hello@toimeen.com adresine yazın; 30 gün içinde ve ücretsiz olarak yanıt veririz.
Verileriniz bize Toimeen'i kullanan bir şirket aracılığıyla geldiyse (örneğin o şirketin müşterilerinden biriyseniz), veri sorumlusu o şirkettir; talebinizi ona iletir ve yanıt vermesine yardımcı oluruz.
Denetim makamına da şikâyette bulunabilirsiniz. Finlandiya'da bu makam Finlandiya Veri Koruma Ombudsmanı'dır (Tietosuojavaltuutetun toimisto), tietosuoja.fi.
9. Güvenlik
- Bağlantılar TLS ile şifrelenir.
- Parolalar yalnızca scrypt özetleri olarak saklanır; bağlı hizmetlerin erişim anahtarları AES-256-GCM ile şifrelenir.
- Her şirketin verileri veritabanında satır düzeyinde güvenlikle birbirinden ayrı tutulur; böylece bir şirketin sorguları başka bir şirketin verilerine ulaşamaz.
- Kaydolmak için e-posta adresinin doğrulanması gerekir; parolanın değiştirilmesi diğer cihazlarınızdaki oturumları kapatır, unutulan bir parolanın sıfırlanması ise tüm cihazlardaki oturumları kapatır.
- Sunuculara erişim, Fidanet Solution Oy'deki adı belirli kişilerle sınırlıdır.
Bir ihlal verilerinizi tehlikeye atarsa, denetim makamına 72 saat içinde, size ise gecikmeksizin bildiririz.
10. Çerezler
Uygulama yalnızca ihtiyaç duyduğu çerezleri kullanır: oturumunuzu açık tutan bir çerez ve dilinizi hatırlayan bir çerez. Ne uygulamada ne de toimeen.com'da analiz veya reklam çerezi kullanırız. toimeen.com web sitesi yazı tiplerini Google Fonts'tan yükler; bu, tarayıcınızın bunları Google'ın sunucularından istediği ve Google'ın IP adresinizi gördüğü anlamına gelir.
11. Çocuklar
Toimeen şirketlere yönelik bir araçtır. 16 yaşın altındaki çocukların verilerini bilerek işlemeyiz.
12. Değişiklikler
Bu politikayı önemli bir şekilde değiştirdiğimizde, örneğin yeni bir veri türü veya içeriğinizi işleyen yeni bir hizmet sağlayıcı söz konusu olduğunda, bunu size en az 30 gün önceden e-postayla ve uygulamada bildiririz. En üstteki tarih, okuduğunuz sürümü gösterir.