Privatlivspolitik

Kort fortalt

Din virksomheds data opbevares på servere i Helsinki, Finland. Agenterne sender den tekst og de dokumenter, de arbejder med, til en AI-model, som læser og skriver; modellen lærer ikke af dine data. Vi sælger ikke data, vi viser ikke reklamer, og vi sporer dig ikke på tværs af andre websites. Du kan til enhver tid bede om en kopi af dine data eller om at få dem slettet.

1. Hvem vi er

Den dataansvarlige er Fidanet Solution Oy, FO-nummer (det finske virksomhedsnummer) 3497432-1, Marinkallio 6b, 02320 Espoo, Finland. E-mail hello@toimeen.com. Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver, da loven ikke kræver det af os; spørgsmål om privatliv besvares af stifterne.

For de data, din virksomhed bringer ind i Toimeen (post, dokumenter, oplysninger om kunder og leverandører), er din virksomhed den dataansvarlige, og vi er dens databehandler. Den behandling følger Databehandleraftalen, som har forrang for denne politik, hvor de er forskellige.

2. Hvad vi indsamler

Konto. Dit navn, din e-mailadresse, virksomhed, sprog, rolle, en adgangskode, der kun opbevares som en envejs-hash (scrypt), og om du har bekræftet din e-mailadresse.

Virksomhedsoplysninger. Virksomhedsnavn, FO-nummer, momsnummer, adresse og kontaktoplysninger, som du indtaster, eller som virksomhedstrinnet henter fra det finske handelsregister ud fra FO-nummeret.

Din virksomheds indhold. Post, som agenterne læser fra tilsluttede postkasser, vedhæftede filer, filer, du uploader, dokumenter, udkast og forslag, som agenterne forbereder, dine samtaler med agenterne og beslutninger truffet i godkendelseskøen. Dette indhold indeholder ofte andre personers personoplysninger, for eksempel dine kunders kontaktpersoner.

Forbindelser. Adgangsnøgler til tjenester, du tilslutter (for eksempel Gmail, Microsoft 365, IMAP, Procountor, Fizzy, Baslic). De opbevares krypteret med AES-256-GCM.

Telegram og notifikationer. Hvis du forbinder Telegram: dit Telegram-chat-ID og dit visningsnavn. Hvis du tillader browsernotifikationer: den push-adresse, din browser giver os.

Research. Når researchagenten arbejder for dig: de offentlige sider og registeroplysninger, den har læst, og de resultater, den har registreret. Research om enkeltpersoner er slået fra, medmindre din virksomhed slår den til.

Login og brug. For hver session, hvor du er logget ind: hvornår den startede, og hvilken IP-adresse og browser den kom fra, så du kan se og afslutte dine sessioner. En log over handlinger i din virksomheds kontor (hvem der godkendte hvad, hvem der ændrede hvilken indstilling). Serverlogge med IP-adresser og tidspunkter, af hensyn til drift og sikkerhed.

Beskeder til os. Det, du skriver til hello@toimeen.com.

3. Hvorfor vi bruger dem, og på hvilket retsgrundlag

• For at levere den Tjeneste, du har tilmeldt dig: konti, agenternes arbejde, forbindelser, notifikationer (kontrakt, databeskyttelsesforordningen (GDPR) art. 6(1)(b)).
• For at sende de beskeder, Tjenesten har brug for: bekræftelseskoder til e-mail, links til nulstilling af adgangskode, meddelelser om ændringer (kontrakt, art. 6(1)(b)).
• For at holde Tjenesten sikker, forhindre misbrug og rette fejl (legitim interesse, art. 6(1)(f)).
• For at opfylde vores lovmæssige forpligtelser, for eksempel bogføring og besvarelse af henvendelser fra myndigheder (retlig forpligtelse, art. 6(1)(c)).

Vi bruger ikke dine data til reklame, og vi sælger dem ikke.

4. AI og modeltræning

Agenterne bruger Claude-modeller fra Anthropic. Når en agent arbejder, sendes den tekst, den har brug for (for eksempel en e-mail, et dokument, en vedhæftet fil som PDF eller billede, en tidligere samtale), til Anthropics API til den pågældende opgave. Efter Anthropics kommercielle vilkår bruges data, der sendes via API'et, ikke til at træne deres modeller. Anthropic opbevarer dem i en begrænset periode for at opdage misbrug. Behandlingen foregår i USA og er omfattet af EU's standardkontraktbestemmelser.

Når en agent søger på nettet, kører søgningen hos Anthropic med de søgeord, agenten har valgt.

5. Hvem der ellers håndterer dataene

Vi bruger en kort liste af tjenesteudbydere, som hver især er bundet af en databehandleraftale:

Kun hvis du vælger dem: beskeder til og fra Telegram går gennem Telegrams servere, når du har forbundet det; browsernotifikationer går gennem din browserproducents push-tjeneste, krypteret, så push-tjenesten ikke kan læse dem; og de tjenester, du tilslutter (din postkasse, dit regnskabsprogram, dit kassesystem og andre), modtager det, agenterne sender dem efter din godkendelse. Det er dine valg, og de er underlagt disse tjenesters egne vilkår.

Vi videregiver kun data til myndigheder, når loven kræver det, og vi fortæller dig det, medmindre loven forbyder det.

6. Overførsler uden for EU

Dine data opbevares i Finland. Anthropic og Postmark behandler data i USA; disse overførsler sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (afgørelse (EU) 2021/914) sammen med kryptering under overførsel.

7. Hvor længe vi opbevarer dem

• Konto og virksomhedsindhold: så længe din konto er aktiv. Når den er lukket, kan du bede om en kopi i 60 dage; derefter sletter vi det inden for 30 dage.
• Researchresultater og de sider, der er læst til dem: 180 dage som standard; din virksomhed kan forkorte perioden.
• Bekræftelseskoder til e-mail: 15 minutter. Links til nulstilling af adgangskode: 60 minutter. Begge virker én gang.
• Sessioner: 30 dage fra login, eller indtil du logger ud eller afslutter dem.
• Handlingsloggen: så længe din konto er aktiv, som dokumentation for, hvem der besluttede hvad.
• Beskeder til os: op til tre år efter den seneste kontakt.
• Data, som vi efter loven skal opbevare (for eksempel vores egen bogføring), opbevares i den periode, loven fastsætter.

8. Dine rettigheder

Du har ret til at se de data, vi har om dig, til at få dem rettet, til at få dem slettet, til at begrænse eller gøre indsigelse mod behandlingen og til at få dem i et maskinlæsbart format. Skriv til hello@toimeen.com; vi svarer inden for 30 dage og uden beregning.

Hvis dine data er kommet til os gennem en virksomhed, der bruger Toimeen (for eksempel fordi du er en af dens kunder), er den virksomhed den dataansvarlige; vi sender din anmodning videre til den og hjælper den med at svare.

Du kan også klage til tilsynsmyndigheden. I Finland er det den finske databeskyttelsesombudsmand (Tietosuojavaltuutetun toimisto), tietosuoja.fi.

9. Sikkerhed

• Forbindelser er krypteret med TLS.
• Adgangskoder opbevares kun som scrypt-hashes; adgangsnøgler til tilsluttede tjenester er krypteret med AES-256-GCM.
• Hver virksomheds data holdes adskilt i databasen med sikkerhed på rækkeniveau (row-level security), så én virksomheds forespørgsler ikke kan nå en anden virksomheds data.
• Tilmelding kræver, at e-mailadressen bekræftes; når adgangskoden ændres, logges dine andre enheder ud, og når en glemt adgangskode nulstilles, logges alle enheder ud.
• Adgang til serverne er begrænset til navngivne personer hos Fidanet Solution Oy.

Hvis et brud bringer dine data i fare, underretter vi tilsynsmyndigheden inden for 72 timer og dig uden unødig forsinkelse.

10. Cookies

Appen sætter kun de cookies, den har brug for: én, der holder dig logget ind, og én, der husker dit sprog. Vi bruger ingen analyse- eller reklamecookies, hverken i appen eller på toimeen.com. Websitet toimeen.com henter sine skrifttyper fra Google Fonts, hvilket betyder, at din browser beder Googles servere om dem, og at Google ser din IP-adresse.

11. Børn

Toimeen er et værktøj til virksomheder. Vi behandler ikke bevidst data om børn under 16 år.

12. Ændringer

Når vi ændrer denne politik på en måde, der har betydning, for eksempel en ny type data eller en ny tjenesteudbyder, der håndterer dit indhold, fortæller vi dig det mindst 30 dage i forvejen via e-mail og i appen. Datoen øverst viser den version, du læser.