Informativa sulla privacy

In parole semplici

I dati della tua impresa sono conservati su server a Helsinki, in Finlandia. Gli agenti inviano i testi e i documenti su cui lavorano a un modello di intelligenza artificiale, che li legge e scrive; quel modello non impara dai tuoi dati. Non vendiamo dati, non mostriamo pubblicità e non ti tracciamo su altri siti. Puoi chiedere in qualsiasi momento una copia dei tuoi dati o la loro cancellazione.

1. Chi siamo

Il titolare del trattamento è Fidanet Solution Oy, codice d'impresa finlandese (Y-tunnus) 3497432-1, Marinkallio 6b, 02320 Espoo, Finlandia. Email hello@toimeen.com. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati, poiché la legge non ci impone di farlo; alle domande sulla privacy rispondono i fondatori.

Per i dati che la tua impresa porta in Toimeen (posta, documenti, dati di clienti e fornitori), il titolare del trattamento è la tua impresa e noi siamo il suo responsabile del trattamento. Tale trattamento segue l'Accordo sul trattamento dei dati, che prevale sulla presente informativa in caso di differenze.

2. Quali dati raccogliamo

Account. Nome, indirizzo email, impresa, lingua, ruolo, una password conservata solo come hash unidirezionale (scrypt), e se hai confermato il tuo indirizzo email.

Dati dell'impresa. Ragione sociale, codice d'impresa, partita IVA, indirizzo e recapiti che inserisci, oppure che la fase di configurazione dell'impresa recupera dal registro delle imprese finlandese tramite il codice d'impresa.

Contenuti della tua impresa. La posta che gli agenti leggono dalle caselle collegate, gli allegati, i file che carichi, i documenti, le bozze e le proposte preparate dagli agenti, le tue conversazioni con gli agenti e le decisioni prese nella coda di approvazione. Questi contenuti spesso includono dati personali di altre persone, come i referenti dei tuoi clienti.

Collegamenti. Le chiavi di accesso ai servizi che colleghi (per esempio Gmail, Microsoft 365, IMAP, Procountor, Fizzy, Baslic). Sono conservate in forma cifrata con AES-256-GCM.

Telegram e notifiche. Se colleghi Telegram: l'ID della tua chat Telegram e il nome visualizzato. Se consenti le notifiche del browser: l'indirizzo push che il tuo browser ci fornisce.

Ricerca. Quando l'agente di ricerca lavora per te, le pagine pubbliche e le voci di registro che ha letto e i risultati che ha registrato. La ricerca su singole persone è disattivata, a meno che la tua impresa non la attivi.

Accesso e utilizzo. Per ogni sessione di accesso: quando è iniziata, l'indirizzo IP e il browser da cui proviene, così puoi vedere e terminare le tue sessioni. Un registro delle azioni nell'ufficio della tua impresa (chi ha approvato cosa, chi ha modificato quale impostazione). Log del server con indirizzi IP e orari, per il funzionamento e la sicurezza.

Messaggi a noi. Ciò che scrivi a hello@toimeen.com.

3. Perché li usiamo, e su quale base giuridica

• Per fornire il Servizio a cui ti sei iscritto: account, lavoro degli agenti, collegamenti, notifiche (contratto, art. 6(1)(b) GDPR).
• Per inviare i messaggi di cui il Servizio ha bisogno: codici di conferma email, link per reimpostare la password, avvisi di modifiche (contratto, art. 6(1)(b)).
• Per mantenere sicuro il Servizio, prevenire abusi e correggere guasti (legittimo interesse, art. 6(1)(f)).
• Per adempiere ai nostri obblighi di legge, come la tenuta della contabilità e le risposte alle autorità (obbligo legale, art. 6(1)(c)).

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità e non li vendiamo.

4. Intelligenza artificiale e addestramento dei modelli

Gli agenti utilizzano i modelli Claude di Anthropic. Quando un agente lavora, il testo di cui ha bisogno (per esempio un messaggio di posta, un documento, un allegato in formato PDF o immagine, una conversazione precedente) viene inviato all'API di Anthropic per quel singolo compito. In base ai termini commerciali di Anthropic, i dati inviati tramite l'API non vengono usati per addestrare i suoi modelli. Anthropic li conserva per un periodo limitato per individuare abusi. Il trattamento avviene negli Stati Uniti ed è coperto dalle Clausole contrattuali tipo dell'UE.

Quando un agente cerca sul web, la ricerca avviene presso Anthropic con le parole chiave scelte dall'agente.

5. Chi altro tratta i dati

Ci avvaliamo di un breve elenco di fornitori di servizi, ciascuno vincolato da un accordo sul trattamento dei dati:

Solo se li scegli tu: i messaggi da e verso Telegram passano per i server di Telegram una volta che lo colleghi; le notifiche del browser passano per il servizio push del produttore del tuo browser, cifrate in modo che il servizio push non possa leggerle; e i servizi che colleghi (la tua casella di posta, il programma di contabilità, il punto vendita e altri) ricevono ciò che gli agenti inviano loro dopo la tua approvazione. Queste sono tue scelte, regolate dai termini di quei servizi.

Comunichiamo dati alle autorità solo quando la legge lo impone, e te lo diciamo a meno che la legge non lo vieti.

6. Trasferimenti al di fuori dell'UE

I tuoi dati sono conservati in Finlandia. Anthropic e Postmark trattano dati negli Stati Uniti; tali trasferimenti si basano sulle Clausole contrattuali tipo della Commissione europea (Decisione (UE) 2021/914), insieme alla cifratura in transito.

7. Per quanto tempo li conserviamo

• Account e contenuti dell'impresa: finché il tuo account è attivo. Dopo la chiusura, puoi chiederne una copia per 60 giorni; poi li cancelliamo entro 30 giorni.
• Risultati delle ricerche e pagine lette per ottenerli: 180 giorni per impostazione predefinita; la tua impresa può ridurre questo periodo.
• Codici di conferma email: 15 minuti. Link per reimpostare la password: 60 minuti. Entrambi funzionano una sola volta.
• Sessioni: 30 giorni dall'accesso, oppure finché non esci o non le termini.
• Registro delle azioni: finché il tuo account è attivo, come traccia di chi ha deciso cosa.
• Messaggi a noi: fino a tre anni dopo l'ultimo contatto.
• I dati che dobbiamo conservare per legge (per esempio la nostra contabilità) sono conservati per il periodo stabilito dalla legge.

8. I tuoi diritti

Hai il diritto di vedere i dati che conserviamo su di te, di farli correggere, di farli cancellare, di limitarne il trattamento o di opporti ad esso, e di riceverli in un formato leggibile da dispositivo automatico. Scrivi a hello@toimeen.com; rispondiamo entro 30 giorni e gratuitamente.

Se i tuoi dati ci sono arrivati tramite un'impresa che usa Toimeen (per esempio sei uno dei suoi clienti), il titolare del trattamento è quell'impresa; le inoltriamo la tua richiesta e la aiutiamo a rispondere.

Puoi anche presentare reclamo all'autorità di controllo. In Finlandia è il Garante finlandese per la protezione dei dati (Tietosuojavaltuutetun toimisto), tietosuoja.fi.

9. Sicurezza

• Le connessioni sono cifrate con TLS.
• Le password sono conservate solo come hash scrypt; le chiavi di accesso ai servizi collegati sono cifrate con AES-256-GCM.
• I dati di ciascuna impresa sono tenuti separati nel database con la sicurezza a livello di riga, così le interrogazioni di un'impresa non possono raggiungere i dati di un'altra.
• La registrazione richiede la conferma dell'indirizzo email; la modifica della password disconnette gli altri tuoi dispositivi, e la reimpostazione di una password dimenticata li disconnette tutti.
• L'accesso ai server è limitato a persone nominativamente individuate di Fidanet Solution Oy.

Se una violazione mette a rischio i tuoi dati, ne informiamo l'autorità di controllo entro 72 ore e informiamo te senza ingiustificato ritardo.

10. Cookie

L'app imposta solo i cookie di cui ha bisogno: uno che ti mantiene connesso e uno che ricorda la tua lingua. Non usiamo cookie analitici o pubblicitari, né nell'app né su toimeen.com. Il sito web toimeen.com carica i suoi caratteri da Google Fonts: ciò significa che il tuo browser li richiede ai server di Google e Google vede il tuo indirizzo IP.

11. Minori

Toimeen è uno strumento per le imprese. Non trattiamo consapevolmente dati di minori di 16 anni.

12. Modifiche

Quando modifichiamo la presente informativa in modo rilevante, per esempio con un nuovo tipo di dati o un nuovo fornitore che tratta i tuoi contenuti, te lo comunichiamo con almeno 30 giorni di anticipo via email e nell'app. La data in alto indica la versione che stai leggendo.