En importør af restauranttekstiler får en container fra Izmir hver tredje uge. Sådan gør Kontti, Varasto, Tulli og Asiakas pakkelisten til en tjekket liste og ærlige svar til kunderne, og her bestemmer et menneske stadig.
Situationen
En importør med tre ansatte henter duge, servietter, forklæder og kokkejakker fra Izmir. Hver container kommer med én pakkeliste, ofte 200 linjer på engelsk, og dækker 30 til 40 kundeordrer. Før Toimeen tog fordelingen en hel formiddag: hvem får det hele, hvem må vente, og hvem skal have besked.
Hvad agenterne gør
- Kontti følger containeren: ankomstdatoen, de frie dage i havnen og konnossementet holdt op mod leverandørens faktura.
- Varasto læser pakkelisten som PDF, når den lander i indbakken, og matcher hver linje med et varenummer. En kode, den ikke kender, bliver markeret. Den gætter aldrig. Listen over det modtagne er klar til den person, der fordeler leverancen på ordrerne.
- Tulli sammenligner pakkelisten med leverandørens faktura linje for linje og lister hver forskel: en mængde, en vægt, en manglende linje.
- Asiakas skriver udkast til svar til de kunder, der spørger til deres ordre, ud fra den forsendelse, Kontti følger: hvad der er kommet, og hvornår resten ventes.
| Produkt | Faktureret | Modtaget |
|---|---|---|
| Dug 140×240 | 12 | 12 |
| Serviet 40×40 | 240 | 240 |
| Forklæde, sort | 10 | 0 |
| Kokkejakke, M | 6 | 2 |
To produkter mangler, så de kunder, der spørger, får et ærligt svar før leveringen, ikke en overraskelse bagefter.
Hvad der stadig kræver et menneske
Hver kundebesked venter på godkendelse. Et ukendt varenummer venter på en, der kender leverandøren. Agenterne ændrer aldrig selv en ordre, en pris eller en leveringsdato.
Hvad der ændrede sig
Formiddagen med tjek blev til en gennemgang: åbn listen, læs forslagene, godkend eller ret. Et menneske fordeler stadig leverancen på ordrerne, nu ud fra en tjekket liste. Fejl i leverandørens pakkeliste dukker op den dag, containeren lander, ikke når en kunde ringer.
Denne kundecase beskriver en typisk opsætning. Navne på virksomhed, kunder og leverandør er eksempler.