Un importatore di tessili per la ristorazione riceve un container da Izmir ogni tre settimane. Ecco come Kontti, Varasto, Tulli e Asiakas trasformano la sua distinta di imballaggio in un elenco controllato e in risposte oneste ai clienti, e dove decide ancora una persona.
La situazione
Un importatore con tre persone porta da Izmir tovaglie, tovaglioli, grembiuli e giacche da cuoco. Ogni container arriva con una sola distinta di imballaggio, spesso di 200 righe in inglese, che copre da 30 a 40 ordini dei clienti. Prima di Toimeen, ripartirla richiedeva una mattinata: chi riceve tutto, chi deve aspettare e a chi bisogna scrivere.
Cosa fanno gli agenti
- Kontti segue il container: la data di arrivo, i giorni di franchigia in porto e la polizza di carico a confronto con la fattura del fornitore.
- Varasto legge il PDF della distinta quando arriva nella casella di posta e abbina ogni riga a un codice prodotto. Un codice che non conosce viene segnalato, mai indovinato. L'elenco della merce arrivata è pronto per la persona che ripartisce la consegna tra gli ordini.
- Tulli confronta la distinta di imballaggio con la fattura del fornitore, riga per riga, ed elenca ogni differenza: una quantità, un peso, una riga mancante.
- Asiakas prepara le risposte ai clienti che chiedono del loro ordine, a partire dalla spedizione che Kontti segue: cosa è arrivato e quando è atteso il resto.
| Prodotto | Fatturato | Arrivato |
|---|---|---|
| Tovaglia 140×240 | 12 | 12 |
| Tovagliolo 40×40 | 240 | 240 |
| Grembiule, nero | 10 | 0 |
| Giacca da cuoco, M | 6 | 2 |
Mancano due prodotti, così i clienti che chiedono ricevono una risposta onesta prima della consegna, non una sorpresa dopo.
Cosa resta compito di una persona
Ogni messaggio ai clienti aspetta l'approvazione. Un codice prodotto sconosciuto aspetta qualcuno che conosce il fornitore. Gli agenti non modificano mai da soli un ordine, un prezzo o una data di consegna.
Cosa è cambiato
La mattinata di controllo è diventata una revisione: apri l'elenco, leggi le proposte, approva o modifica. Una persona ripartisce ancora la consegna tra gli ordini, ora a partire da un elenco controllato. Gli errori nella distinta del fornitore emergono il giorno in cui arriva il container, non quando chiama un cliente.
Questo caso d'uso descrive una configurazione tipica. I nomi di aziende, clienti e fornitori sono esempi.