Un grossista di prodotti freschi italiani consegna ai ristoranti ogni mattina. Gli ordini arrivano per e-mail, in PDF e in fogli Excel, e ogni furgone in ritardo significa una telefonata. Ecco come tre agenti si occupano delle pratiche attorno al giro, mentre il giro resta al responsabile delle spedizioni.
La situazione
Quattordici fermate prima delle undici, quasi tutte ristoranti che aprono per pranzo. Mozzarella, burrata e pasta fresca viaggiano a 2–4 °C, quindi una consegna non può aspettare una risposta che arriva nel pomeriggio. Gli ordini arrivano in ogni formato immaginabile e le domande arrivano per telefono: arriva, quando arriva, chi ha firmato.
Cosa fanno gli agenti
- Rahti legge ogni ordine, che sia arrivato per e-mail, in PDF o in un foglio Excel, e lo trasforma in una richiesta di trasporto strutturata. Quando manca qualcosa, una fascia di consegna, un dettaglio dell'indirizzo o una quantità, prepara una breve domanda per il cliente.
- Seuranta risponde a "dov'è la mia consegna" in base all'export degli stati e ai messaggi degli autisti, e avvisa per tempo il cliente quando il furgone sarà in ritardo, prima che sia lui a dover chiamare.
- Kuittaus abbina le bolle di consegna firmate ai viaggi del giorno, elenca quelle che mancano e le chiede all'autista o al cliente.
Ogni messaggio a un cliente è una proposta: aspetta una persona, nell'app, su Telegram o su Raven.
Cosa resta compito di una persona
Il giro resta al responsabile delle spedizioni. Gli agenti non spostano fermate, non promettono un nuovo orario e non modificano un ordine. Una domanda a un cliente, un avviso di ritardo e un sollecito per una bolla mancante vengono preparati come bozza e poi approvati da chi conosce il cliente.
Cosa è cambiato
La mattina del responsabile torna a essere dedicata ai furgoni. Le fasce di consegna mancanti si chiedono il giorno prima, i ritardi si comunicano prima che squilli il telefono e le bolle del mese sono complete quando partono le fatture.
Questo caso d'uso descrive una configurazione tipica. I nomi di aziende e clienti sono esempi.