Veri İşleme Sözleşmesi

Kısaca

Şirketiniz Toimeen'i kullandığında, postalarındaki ve belgelerindeki kişisel verilere ne olacağına şirketiniz karar verir: veri sorumlusu odur. Biz bu verileri yalnızca Toimeen'i sunmak için ve yalnızca sizin talimatlarınız doğrultusunda işleriz; verileri korur, ihlalleri size bildirir, kişilerin taleplerini yanıtlamanıza yardımcı olur ve ayrıldığınızda verileri sileriz.

1. Taraflar ve kapsam

Bu sözleşme ("VİS"), Toimeen'i kullanan şirket ("Veri Sorumlusu", "siz") ile Fidanet Solution Oy, Fin şirket numarası (Y-tunnus) 3497432-1, Marinkallio 6b, 02320 Espoo, Finlandiya ("Veri İşleyen", "biz") arasında yapılmıştır. Kullanım Koşulları'nı tamamlar ve bir hesap oluşturduğunuzda onların bir parçası haline gelir. Hizmeti sunarken sizin adınıza kişisel veri işlediğimiz her durumda uygulanır.

Kişisel veri, işleme, veri sorumlusu, veri işleyen, alt işleyen, ilgili kişi ve kişisel veri ihlali gibi terimler GDPR'da (Tüzük (AB) 2016/679) verilen anlamı taşır.

2. Konu ve süre

Kişisel verileri Koşullarda açıklanan Hizmeti sunmak için işleriz: postaları ve belgeleri okumak, taslaklar ve öneriler hazırlamak, onay kutusunu ve işlem kaydını tutmak, seçtiğiniz sistemlere bağlanmak ve sonuçları kullanıcılarınız için saklamak. İşleme, hesabınız var olduğu sürece ve buna ek olarak 11. bölümdeki iade ve silme süresi boyunca devam eder. Ek I, veri ve ilgili kişi kategorilerini listeler.

3. Talimatlarınız

Kişisel verileri yalnızca belgelenmiş talimatlarınız doğrultusunda işleriz: bu koşullar, bu VİS ve Hizmetin ayarlarını ve bağlantılarını kullanma şekliniz. Yasa başka bir işleme gerektirirse, yasa yasaklamadıkça önce size bildiririz. Bir talimatın veri koruma hukukunu ihlal ettiğini düşünürsek, bunu size gecikmeksizin bildiririz.

Bir ajan Toimeen dışında hiçbir şeyi kendi başına göndermez, kaydetmez veya değiştirmez: bu tür her işlem şirketinizdeki bir kişinin onayını bekler. Onaylar sizin talimatlarınızdır.

4. Gizlilik

Fidanet Solution Oy'de verilerinize erişebilen herkes gizlilik yükümlülüğü altındadır.

5. Güvenlik

GDPR Madde 32'nin gerektirdiği şekilde, riske uygun teknik ve idari önlemler alırız. Ek II bu önlemleri açıklar. Önlemleri iyileştirebiliriz, ancak genel koruma düzeyini zayıflatamayız.

6. Alt işleyenler

Alt işleyen kullanmamız için genel izin verirsiniz. Ek III bunları listeler. Kişisel verilerinizi işleyen bir alt işleyeni eklemeden veya değiştirmeden önce bunu size en az 30 gün önceden bildiririz. Bu süre içinde hello@toimeen.com adresine yazarak makul veri koruma gerekçeleriyle itiraz edebilirsiniz; sorunu çözemezsek, değişiklikten önce sözleşmeyi sona erdirebilirsiniz.

Her alt işleyeni bunlardan daha zayıf olmayan veri koruma yükümlülükleriyle bağlarız ve onların çalışmasından size karşı sorumlu olmaya devam ederiz.

7. AB dışına aktarımlar

Verileriniz Finlandiya'da saklanır. Bir alt işleyenin verileri AB/AEA dışında işlediği durumlarda (bkz. Ek III), aktarım Avrupa Komisyonu'nun Standart Sözleşme Maddelerine (Karar (AB) 2021/914) dayanır. Bu maddeleri alt işleyenle kabul etmemiz için bize yetki verirsiniz.

8. İlgili kişilerden gelen talepler

İşlemenin niteliğini dikkate alarak, GDPR kapsamındaki haklarını kullanan kişilerin taleplerini yanıtlamanıza yardımcı oluruz: siz istediğinizde ilgili verileri bulur, dışa aktarır, düzeltir veya sileriz. Bir kişi, sorumlusu olduğunuz veriler hakkında doğrudan bizimle iletişime geçerse, talebi gecikmeksizin size iletiriz.

9. Kişisel veri ihlalleri

Verilerinizi etkileyen bir kişisel veri ihlalini, gecikmeksizin ve en geç öğrendiğimiz andan itibaren 48 saat içinde size bildiririz; bildirime ihlalin niteliği, etkilenen veriler ve kişiler, olası sonuçlar ve aldığımız ya da almayı önerdiğimiz önlemler hakkında bildiklerimizi ekleriz. GDPR Madde 33 ve 34 kapsamındaki kendi yükümlülüklerinizi yerine getirmenize yardımcı oluruz.

10. Etki değerlendirmeleri ve denetimler

Veri koruma etki değerlendirmelerinde ve denetim makamıyla ön istişarede, makul olduğu ölçüde size yardımcı oluruz. GDPR Madde 28'e uyduğumuzu göstermek için gereken bilgileri size veririz. Uyumumuzu yılda bir kez, 30 gün önceden yazılı bildirimde bulunarak, çalışma saatleri içinde, gizlilik yükümlülüğü altında ve masrafı size ait olmak üzere denetleyebilirsiniz; denetim bu VİS'in önemli bir ihlalini ortaya çıkarırsa masraf size ait olmaz.

11. İade ve silme

Sözleşme sona erdiğinde, 60 gün boyunca verilerinizi makine tarafından okunabilir bir biçimde talep edebilirsiniz. Bunun ardından, Birlik hukuku veya Fin hukuku saklamamızı gerektirmedikçe, verileri 30 gün içinde sileriz.

12. Sorumluluk ve öncelik sırası

Sorumluluk, yasanın sınırlamaya izin vermediği durumlar dışında, Koşullardaki sınırlara tabidir. Kişisel verilere ilişkin konularda bu VİS Koşullardan önce gelir. Fin hukuku uygulanır ve uyuşmazlıklar Koşulların öngördüğü şekilde çözülür.

Ek I: İşlemenin tanımı

Nitelik ve amaç: postaları, ekleri ve belgeleri saklamak ve okumak; onay için taslaklar, öneriler, faturalar ve siparişler hazırlamak; kararları kaydetmek; onaylanan işi bağlı sistemlere aktarmak; talep üzerine kamuya açık kaynaklarda araştırma yapmak; bildirim göndermek.

İlgili kişiler:

• Veri Sorumlusunun kullanıcıları (sahipler, çalışanlar, davet ettiği diğer kişiler);
• Veri Sorumlusunun postalarında ve belgelerinde yer alan kişiler: müşterilerin ve tedarikçilerin irtibat kişileri, gönderenler ve alıcılar;
• Veri Sorumlusunun, bu özelliği açmışsa, hakkında kamuya açık kaynaklarda araştırma istediği kişiler.

Kişisel veri kategorileri:

• adlar, e-posta adresleri, telefon numaraları, unvanlar ve şirket bilgileri;
• postaların, eklerin ve belgelerin içeriği ile bunlardan hazırlanan taslaklar ve öneriler;
• kullanıcıların oturum açma verileri (parola özeti, IP adresi ve tarayıcı bilgisiyle oturumlar), işlem kaydındaki işlemler, bağlanmışsa Telegram sohbet kimliği;
• kamuya açık kaynaklardan elde edilen araştırma bulguları.

Özel nitelikli veriler: Hizmet, özel nitelikli kişisel veriler (GDPR Madde 9) için tasarlanmamıştır. Hukuki bir dayanağınız olmadıkça ve bu verilerin nasıl işleneceği konusunda bizimle anlaşmadıkça bu tür verileri Hizmete getirmeyin.

Sıklık ve süre: sürekli, hesap etkin olduğu sürece ve buna ek olarak 11. bölümdeki süre boyunca.

Ek II: Teknik ve idari önlemler

• Finlandiya'daki sunucular (Hetzner, Helsinki); bağlantılar TLS ile şifrelenir.
• Her şirketin verileri veritabanında satır düzeyinde güvenlikle ayrılır.
• Parolalar scrypt özetleri olarak saklanır; bağlı hizmetlerin erişim anahtarları, veritabanının dışında tutulan bir sunucu anahtarıyla AES-256-GCM kullanılarak şifrelenir.
• E-posta adresleri kayıt sırasında doğrulanır; parola değişikliği diğer cihazlardaki oturumları kapatır, sıfırlama ise tüm cihazlardaki oturumları kapatır; oturum açma denemeleri sınırlandırılır.
• Her şirketteki roller kimin neyi göreceğini ve onaylayacağını belirler; onay sınırı, büyük onayları sahipler ve yöneticilerle sınırlar.
• Her onay, ret ve ayar değişikliği işlem kaydına kaydedilir.
• Dışarıya yönelik işlemler yalnızca bir kişi onayladıktan sonra yapılır.
• Sunucu erişimi Fidanet Solution Oy'deki adı belirli kişilerle sınırlıdır.
• Araştırma ajanı: yalnızca kamuya açık kaynaklar, kendini ToimeenBot olarak tanıtır, robots.txt kurallarına uyar, kişiler hakkında araştırma varsayılan olarak kapalıdır, bulgular varsayılan olarak 180 gün sonra silinir.

Ek III: Alt işleyenler

Bağlamayı seçtiğiniz hizmetler (posta kutunuz, muhasebe programınız, satış noktası sisteminiz, Telegram ve diğerleri) alt işleyenlerimiz değildir: sizinle yaptıkları kendi sözleşmeleri kapsamında hareket ederler.